AKUNTASI DASAR
KONSEP AKUNTASI
2 informasi pokok yang dibutuhkan seorang pengusaha :
• Beberapa kekayaan perusahaan pada saat tertentu
• Beberapa laba atau rugi perusahaan pada saat tertentu
Defenisi Akuntansi :
• Bersifat Manajerial
Sebagai suatu sistim informasi keuangan dengan input bukti transaksi dan output laporan keuangan.
• Bersifat Teknis
Proses pencatatan, pengelompokkan, pengikhtisaran, pelaporan dan penafsiran data-data yang bersifat financial untuk perorangan, pemerintahan maupun perusahaan.
Langkah-langkah dasar dalam proses akuntasi :
|
|
|
Sumber- sumber dokumen termasuk :
• Receipts
• Bank deposit forms
• Cheques
• Petty cash vouchers
• Sales invoices
• Purchase invoices
PERSAMAAN ACCOUNTING
Prinsip :
ASSETS = LIABILITIES + CAPITAL
Assets : harta perusahaan yang dimiliki pemilik perusahaan
Liabilities : kewajiban pengusaha atas pinjamannya digunakan untuk keperluan usahanya
Capital : hak pemilik atas harta
JOURNAL ENTRIES
Manfaat Jornal adalah :
• Menunjukan secara lengkap pengaruh dari suatu transaksi
• Mencatat transaksi secara kronologi
• Membantu mengurangi atau mencari kesalahan karena sisi debit harus sama dengan sisa kredit
Jenis-jenis jurnal :
• Sales Journal : mencatat transaksi penjualan kredit
• Purchase Journal : mencatat transaksi pembelian kredit
• Cash Receipts Journal : mencatat transaksi penerimaan tunai
• Cash Payments Journal : mencatat transaksi pengeluaran tunai
• General Journal : mencatat transaksi di luar transaksi yang dicatat di ke 4 jurnal diatas
General Journal menunjukkan :
• Tanggal transaksi
• Jenis account dan keterangan transaksi
• Reference (account code dari ledger)
• Dua kolom jumlah : – debit
– credit
Contoh : Memulai bisnis Tour & travel
• Investasi sebesar $ 15,000 cash
• Beli peralatan $ 1,250 cash
General Journal
| Date | Details | Ref | Debit | Credit |
| May 1 | Cash
Capital |
15,000 |
15,000
|
|
| Invested cash in Tour and Travel Agency | ||||
| 2 | Equipment
Cash |
1,250 |
1,250 |
|
| Purchased Computer
Doc. No.1234 |
LEDGERS
Proses pencatatan dari Journal ke dalam Ledger disebut : Posting
Jenis Ledger adalah :
• General Ledger
• Subsidiary Ledger
Format dari General Ledger :
• Tanggal pencatatan
• Keterangan transaksi
• Kolom jumlah : – Debit
– Credit
– Saldo
Subsidiary Ledger :
• Mencatat rincian piutang dan hutang termasuk jumlah yang dibayar dan yang masih tersisa
• Pencatatan terpisah dari General Ledger
• Sub ledger untuk masing-masing debitur dan kreditur, dimana jumlahnya harus sama dengan yang tertera pada General Ledger.
Seluruh transaksi diklarifikasikan ke dalam kelompok :
• Assets
• Liabilities
• Owner’s equity (capital)
• Revenue
• Expenses
Contoh : Debitur
General Ledger
| Date | Details | Debit | Credit | Balance |
| 30 June | Sales Journal | 1,200 | 1,200 DR | |
| Cash Receipts | 200 | 1,000 DR |
Subsidary Ledgers
R. Soemadi
| Date | Details | Debit | Credit | Balance |
| 30 June | Sales Journal | 700 | 700 DR | |
| Cash Receipts | 120 | 580 DR |
M. Malik
| Date | Details | Debit | Credit | Balance |
| 30 June | Sales Journal | 500 | 500 DR | |
| Cash Receipts | 80 | 420 DR |
Schedule of detors :
R. Soemadi 580
M. Malik 420
Balance as debtors a/c 1,000
VOUCHER
Digunakan dalam internal perusahaan dan hanya untuk kepentingan accounting. Jadi berbeda dengan voucher yang digunakan pada bagian operation.
Jenis voucher adalah :
• Receipt voucher
• Payment voucher
Receipt Voucher :
• Digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan
• Untuk semua jenis penerimaan (mis : cash, cheque, bank transfer)
• Bukti-bukti transaksi (mis : invoice) harus dilampirkan
Payment Voucher :
• Digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran
• Untuk semua jenis pengeluaran (mis : cash, cheque, bank transfer)
• Bukti-bukti transaksi (mis : bon, kwitansi) harus dilampirkan
Format Receipt/Payment Voucher :
• Tanggal transaksi
• Dari/untuk siapa pembayaran ditujukan
• Detail pembayaran
• Jumlah (dalam angka dan huruf) dan jenis mata uang
• Accounting Code
• Accounting Number (nomor urut transaksi)
• Jenis pembayaran (cash, cheque dsb)
• Nama pembuat voucher
• Nama yang menyetujui pembuatan voucher
• Nama penerima/pembayar uang (kasir, staff counter)
CONTROLLING :
• Voucher diberi nomor urut
• Tiap nomor harus dicatat penggunaannya, termasuk nomor yang tidak jadi dipakai (void)
• Voucher disimpan berdasarkan nomor urut, untuk menjaga jika ada nomor yang hilang
FILING :
• Voucher terdiri dari 3 lembar : – Original
– 2 copies
• Original dan 1 copy disimpan di bagian accounting.
Original disertai lampiran bukti transaksi di file menurut tanggal transaksi.
1 copy (tanpa lampiran) di file menurut voucher number.
• 1 copy lainnya disimpan di bagian operation
Contoh :
No. 00001
Date 03 Oct 2004
Acc. Code 105
Acc. Number
RECEIPT VOUCHER
Received from Mr. Alex Tan
The Sum of IDR/ USD # Two Million Seven Hundred Seventy Six Thousand and Five Hundred only #
Being payment of Room at Novotel Bogor on 05 -08 Oct 2004 : USD 50 x 3 nts x 2 pax
(invoice No. J0001)
Type of payment Credit Card
Exchange USD 1 = IDR 9.255
( x ) IDR 2.776.500,-
( ) IDR
Prepared by Approved by Received by
( ) ( ) ( )
Contoh :
No. 00001
Date 03 Oct 2004
Acc. Code 505
Acc. Number
PAYMENT VOUCHER
Pay to Mr. Alex Tan
The Sum of IDR/ USD # Seven Thousand One Hundred and Twenty Five Only #
Being payment of Tokuyama Tour on 10 – 15 Sep 2004 : USD 95 x 5 nts x 15 pax (Invoice No. JH/09/010)
Type of payment Cash
Exchange Rate USD 1 = IDR
( ) IDR
( x ) IDR 7,125
Prepared by Approved by Received by
( ) ( ) ( )
INVOICING
Jenis-jenis invoicing :
• Invoice
• Debit Note
• Credti Note
INVOICE
• Tagihan kepada pihak ke dua
• Hanya dapat diterbitkan 1 kali untuk setiap transaksi/tour yang sama
Format invoice :
• Tanggal invoice dibuat
• Nama dan alamat tamu
• Tour name dan tour code, jika ada
• Tour duration
• Jumlah pax
• Detail invoice
• Jumlah tagihan
• Value Added Tax (VAT)
• Due date (jatuh tempo pembayaran)
• Nama pembuat invoice
Sumber-sumber data :
• Hotel Voucher
• Restaurant Voucher
• Transport Order
• Letter of Guarantee (LG) airlines
Value Added Tax (VAT) :
• 1% VAT dari jumlah tagihan
• Include : VAT sudah termasuk dan tidak ditambahkan dalam jumlah tagihan
• Exclude : VAT belum termasuk dan ditambahkan dalam jumlah tagihan
Due Date :
• Waktu yang diberikan kepada pihak kedua untuk melakukan pembayaran (umumnya maksimal 14 hari)
• Dihitung dari :
– Tanggal invoice dibuat atau
– Tanggal invoice dikirim
• Tiap tamu bias memiliki due date yang berbeda
DEBIT NOTE
• Jika terjadi kekurangan jumlah tagihan pada invoice yang diterbitkan
• Invoice number harus disebutkan
• Hanya jumlah kekurangan yang dicatat
CREDIT NOTE
• Jika terjadi kelebihan jumlah tagihan pada invoice yang diterbitkan
• Invoice number harus disebutkan
• Hanya jumlah kelebihan ynag di catat
Invoice dikeluarkan hanya bila seluruh pembayaran sudah diterima. Jika tamu melakukan beberapa kali pembayaran (mis : down payment dsb) maka akan di keluarkan receipt (kwitansi) untuk tiap pembayaran (max. 2 receipts)
Invoice, Debit Note, Credit Note di buat oleh bagian operation. Pada BPW yang sudah komputerisasi, bagian operation hanya memasukan tour data ke dalam computer dan bagian accouting akan mencetaknya.
Setelah pembayaran selesai, cap invoice dengan PAID/ LUNAS
CONTROLLING :
• Invoice diberi nomor berurutan
• Tiap nomor harus dicatat penggunaannya, termasuk nomor void
• Di-file berdasarkan nomor urut untuk menjaga jika ada nomor yang hilang
FILING :
• Invoice terdiri dari 4 lembar : – 1 original
– 3 copies
• Origin : customer
1 copy : operation
2 copies : accounting
•Accounting :
1 copy digunakan sebagai lampiran pada Receipt Voucher dan 1 copy lagi di-file berdasarkan nomor urut invoice
Contoh :
Case 1 :
PT.Indonesia Tour & Travel menyiapkan sebuah invoice dengan data-data sbb :
1. Tagihan ditujukan kepada : Mr. Hobson
Jl. Jend. Sudriman Kav.3-4, Jakarta Pusat
2. Tour Name : Wisata Nusantara Jakarta 3H2M
3. Duration : 1-3 October 2005
4. Total Pax : 8 TBW + 2 SGL + 1 TRP
5. Room rate per pax per nite : TBW – USD 250,-
SGL – USD 200,-
Extra Bed – USD 50,-
6. Additional Charges :
– Sea World Ancol (15 pax only) : Rp 25.000,-/pax
– Kebun Raya Bogor : Rp 50.000,-/pax
– Lunch at Kebun Raya : Rp 50.000,-/pax
– Night City Tour : Rp 200.000,-/pax
7. VAT excluded
8. Invoice in Rupiah (USD 1 = IDR 9.900,-)
9. Invoice dikirim 1 hari setelah invoice dibuat
10. Due date : 14 hari setelah invoice dikirim
Case 2 :
Terjadi kekurangan tagihan pada invoice diatas :
– Sea World Ancol seharusnya 16 pax
Case 3 :
Terjadi kelebihan tagihan pada invoice diatas :
– Sea World Ancol seharusnya 13 pax
CASE 1 :
PT. Indonesia Tour & Travel
Jl. Senopati 29, Jakarta | 00001
INVOICE
TO Mr. Hobson Date 3 October 2005
Jl. Jend. Sudirman Kav.3-4 Page 1
Jakarta Pusat
ATTN Prepared by Tessina
TOUR NAME Wisatawan Nusantara Jakarta 3H2M Guest No. 21 pax
TOUR NO. T/C No. –
DURATION 1-3 October 2005 Total PAX 21 pax
DETAILS TOTAL RPA
Room Charge :
– TWB : USD 250 x 16 pax x 2 nts = USD 8,000
– SGL : USD 200 x 2 pax x 2 nts = USD 800
– TPL : USD (250 + 50) x 3 pax x 2 nts = USD 1,800
Sub total room charge USD 10,600 x Rp 9.900 104.940.000
Additonal charges :
– Sea World Ancol : Rp 25.000,- x 15 pax = Rp 375.000,-
– Kebun Raya Bogor : Rp 50.000,- x 21 pax = Rp 1.050.000,-
– Lunch at Kebun Raya : Rp 50.000,- x 21 pax = Rp 1.050.000,-
– Night City Tour : Rp 200.000,- x 1 grp = Rp 200.000,-
Sub total additional charges 2.675.000
Total Amount 107.615.000
V.A.T 1% 1.076.150
Balance Due 108.691.150
Due Date 18 October 2005
Authorised Signature
CASE 2 :
PT. Indonesia Tour & Travel
Jl. Senopati 28, Jakarta D 00001
DEBIT NOTE
TO Mr. Hobson Date 5 October 2005
Jl. Jend. Sudirman Kav.3-4 Page 1
Jakarta Pusat
ATTN Prepared by Tessina
TOUR NAME Wisatawan Nusantara Jakarta 3H2M Guest No. 21 pax
TOUR NO. T/C No. –
DURATION 1-3 October 2005 Total PAX 21 pax
DETAILS TOTAL RPA
Less charges for Invoice no.|001 :
Sea World Ancol : 16 pax iso 15 pax = 1 pax x Rp 25.000 25.000
Total Amount 25.000
V.A.T 1% 250
Balance Due 25.250
Due Date 18 October 2005
Authorised Signature
CASE 3 :
PT. Indonesia Tour & Travel
Jl. Senopati 28, Jakarta C 00001
CREDIT NOTE
TO Mr. Hobson Date 5 October 2005
Jl. Jend. Sudirman Kav.3-4 Page 1
Jakarta Pusat
ATTN Prepared by Tessina
TOUR NAME Wisatawan Nusantara Jakarta 3H2M Guest No. 21 pax
TOUR NO. T/C No. –
DURATION 1-3 October 2005 Total PAX 21 pax
DETAILS TOTAL RPA
Over charges for Invoice no. |001 :
Sea World Ancol : 13 pax iso 15 pax = 2 pax x Rp 25.000 50.000
Total Amount 50.000
V.A.T 1% 500
Balance Due 50.500
Due Date 18 October 2005
Authorised Signature
LATIHAN :
PT. Banyu Biru di Jl. Air no.23, Jakarta meminta Trisakti Tour untuk mengatur perjalanan bisnis di beberapa staffnya. Tagihan dibuat dalam suatu invoice dengan data-data sebagai berikut :
1. Tour Name : PT. Banyu Biru & Party
2. Attention : Mrs. Atiek
3. Hotel :
Date Hotel Name Room Rate per pax per nite Pax No.
2004 TWB SGL TPL
Mar.10-13 Hilton, SIN SGD 110 110 100 1 SGL+1 TPL
Mar.13-15 Hyatt, DPS USD 250 200 175 2 TWB+1 SGL
Mar.14-20 Hilton, LON USD 200 150 135 3 TWB+2 TPL
4. Airfare :
Depature Date Destination Flight Airfare per pax
Mar.10 JKT-SIN-JKT SQ/Y Class USD 165
Mar.13 JKT-DPS-JKT GA/C Class IDR 475.000
Mar.13 JKT-SIN-LON-SIN-JKT BA/Y Class USD 1,250
5. Additional Charges :
a. Fiscal : RP 1.000.000,- / pax
b. Apt Tax : USD 30 / pax dan RP 25.000,- / pax
6. VAT for room only
7. Exc. Rate : USD 1 = IDR 9.087
SGD 1 = IDR 4.978
Siapkan :
a. Invoice : – dalam mata uang Rupiah
– Invoice tertanggal 13 Maret
– Due date : 7 hari dari tanggal invoice dibuat
b. Debit Note : – dalam mata uang Rupiah
– tertanggal 17 Maret
– room rate Hilton, SIN : ditagih TPL-SGD 95
– due date : 7 hari dari tanggal debit note dibuat
c. Credit Note : – dalam mata uang rupiah
– tertanggal 17 Maret
– fiscal : ditagih untuk 21 pax
– due date : 7 hari dari tanggal credit note dibuat
CASH TRANSACTIONS
Sumber-sumber Cash Trancsactions :
• Income :
– Sales (Tour, Ticket, Hotel etc)
– Refund
– Commission (Agent, Shopping)
• Expenses :
– Tour Expenses
– Tour allowance
– Guide fee
– Office supplies
– Small change
PETTY CASH FUND
Persediaan uang dalam jumlah tertentu yang digunakan untuk biaya operasi perusahaan sehari-hari berskala kecil, missal : alat tulis, parker dsb.
Petty Cash Management
Kasir harus mengelola jumlah uang yang disimpan dengan menetapkan jumlah minimum dan maximum.
Contoh : minimum – Rp 500.000,-
maximum – Rp 5.000.000,-
• Jika uang kas sudah mendekati jumlah minimum, penarikan dana harus dilakukan, tapi harus di-cek terlebih dahulu apakah ada penerimaan dalam waktu dekat sehingga penarikan dana dapat dihindari.
• Jika uang kas melebihi jumlah maksimum, penyetoran dana harus dilakukan, tapi harus di-cek terlebih dahulu apakah ada pengeluaran dalam waktu dekat sehingga penyetoran dana dapat dihindari.
Semua cash transactions harus dibuatkan voucher (receipt/payment). Bukti-bukti transaksi seperti invoice, kwitansi dsb harus dilampirkan.
FOREIGN CURRENCY
Exchange Rate :
• Kurs dikeluarkan oleh Bank Indonesia setiap hari
• BPW menggunakan kurs bank atau kurs IATA
• Ada 3 macam kurs : Jual (untuk beli), Beli (untuk jual) dan Tengah
• Kurs yang digunakan bias harian, mingguan atau bulanan
Cara menerima mata uang asing :
• Cek keaslian (mis. Dengan mesin ultra violet) dan tahun penerbitan.
(untuk US Dollar, saat ini BI hanya menerima diatas tahun 1996)
• Uang logam (coin) tidak berlaku
• Uang kertas dalam kondisi baik (tidak lusuh/dilipat, tidak ada coretan)
PEMBUKUAN (BOOKEEPING)
Semua penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dalam Buku Kas.
Format Buku Kas :
• Tanggal transaksi
• Detail dari transaksi
• Reference (Account Code)
• 3 kolom jumlah : – Debit
– Credit
– Balance
Menyiapkan Buku Kas :
• 1 buku kas untuk tiap mata uang
• Saldo awal = saldo akhir periode sebelumnya
• Tutup buku tiap bulan
• Debit : income
Credit : expense
Balance : saldo sebelumnya + debit sekarang – credit sekarang
• Saldo akhir = Total Debit – Total Credit
• Jumlah yang dicatat harus sesuai dengan bukti transaksi dan jumlah uang yang benar-benar diterima atau dikeluarkan.
• Transaksi 1 bulan yang tidak dapat dicatat dalam 1 halaman akan dilanjutkan ke halaman berikutnya dan diawali dengan saldo halaman sebelumnya dengan keterangan ‘Pindahan’.
Contoh :
May 1 Saldo awal Rp 150.000,- (100)
5 Mr. Alex membeli tiket domestic JKT-DPS-JKT untuk 2 pax seharga Rp 490.000,-/pax (invoice no.010) (320)
22 Tour allowance untuk JKT s/s, guide : Mr. Agus – Rp 250.000,-(515)
Buku Kas
| Date | Details | Ref | Debit | Credit | Balance |
| May 1
5
|
Opening balance
Mr. Alex, dome tckt Bali (inv.010)
|
100
320 |
150,000
980,000 |
150,000
1,130,000
|
|
UPW SMKN 27 JAKARTA
Usaha Perjalanan Wisata SMK Negeri 27 Jakarta 